Comunicação eficiente no trabalho remoto | Lidero Flash #8

Novo formato, novos desafios

Muitas empresas optaram por manter o home office após a pandemia. No entanto, muitas empresas têm enfrentado sérios desafios relacionados à comunicação e à dinâmica do trabalho em equipe, o que pode prejudicar a produtividade e, consequentemente, o atingimento de objetivos estratégicos para a empresa.

O desafio de fazer com que a comunicação funcione da melhor forma possível entre os funcionários é cada vez maior, à medida que novos formatos de trabalhos são adotados, como o modelo 100% online ou o híbrido.

Este desafio tem sido mais comum principalmente para as empresas que não faziam uso do formato online e a medida que diferentes tecnologias são incorporadas mais intensamente em nossas rotinas (como as mídias sociais, whatsapp, chamadas de vídeo etc).

Questões como a gestão de projetos e gestão de pessoas, podem ser severamente impactadas em caso de falhas na comunicação. Em 2020, com o surgimento da pandemia, muitas empresas não tiveram tempo suficiente para se preparar para uma transição mais adequada para o formato de trabalho online (ou remoto). Foi preciso manter as atividades, preservando a saúde dos seus colaboradores. Para isso, trabalhar remotamente fazia bastante sentido, dado o contexto.

Em um cenário de urgência você muda e implementa as ações necessárias para manter as operações em pleno funcionamento. Mas, com o tempo, as dores da rápida transição podem aparecer e você precisa tratá-las. A necessidade de ouvir mais o outro, compreender o seu estado de espírito, seus sentimentos, suas emoções. Saber se aquela pessoa está em um bom momento. Tudo isso faz parte da comunicação.

• Fique atento a mudanças: saber o que está acontecendo ao seu redor é importante para que você identifique rapidamente a necessidade de adaptação.
• Mantenha-se atualizado: é crucial para poder aproveitar as novas oportunidades que surgem, seja para uma promoção dentro da sua empresa, para trazer melhorias ao processo de trabalho, ou até mesmo para propor a criação de um novo produto ou serviço. Isso pode ser feito através de cursos, leitura de artigos e livros, participação em eventos e conferências, participando de comunidades temáticas, entre outras formas.
• Seja flexível: entenda a importância e a necessidade de deixar de lado (ou adaptar) certos hábitos ou crenças para incorporar novos, devido a mudanças inesperadas ao seu redor. Ser flexível pode te fazer ficar vivo no jogo! Afinal, você não quer ficar obsoleto, ultrapassado, certo?!
• Mantenha uma atitude positiva: Isso será necessário para você conseguir superar desafios e mudanças com confiança e determinação. Não estamos acostumados a mudanças. Ela, invariavelmente, traz consigo sensações de desconforto e incerteza. Ter uma atitude positiva te ajudará a passar por tudo isso.

Em resumo, a adaptabilidade é uma habilidade necessária para pessoas e organizações e pode ser desenvolvida através de atenção ao ambiente de trabalho, manutenção de conhecimentos atualizados, aprendizado de novas habilidades, flexibilidade e manutenção de uma atitude positiva, entre outras formas.

E você, o que tem feito para ser adaptável?

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O Assunto é: Inteligência Aumentada

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E como começar a superar os novos desafios? 

Veja algumas técnicas e ferramentas online que podem contribuir para a retomada da interação e conexão entre os funcionários.

• E-mail não tem sentimento: Muito cuidado com o tom das mensagens. Quer dar um feedback para uma pessoa? Que tal compartilhar seu tom de voz ou um vídeo? Lembre-se, o corpo fala. Você tende a ser melhor compreendido por uma mensagem de vídeo ou voz, do que por texto.
• Seja claro nas mensagens: é muito comum que haja mais de uma interpretação de texto ao mandar uma mensagem nos apps de mensagem instantânea ou nos emails. Portanto, seja objetivo e compreensível nos recados que você vai transmitir para os seus colegas de trabalho.
• Resolver problemas através de ligação: Muitas vezes alguns problemas são urgentes ou podem ser complexos demais para serem resolvidos através de mensagens. Portanto, para resolver de forma mais rápida e evitar diferentes interpretações de texto, a ligação é fortemente recomendada.
• Ter um serviço em nuvem, compartilhado: Disponibilizar serviços como o Google Drive, Onedrive ou Dropbox pode gerar maior dinamismo entre os funcionários e evitar que as pessoas façam as mesmas tarefas mais de uma vez.

Para contribuir com a implementação eficiente de uma cultura de trabalho remoto, é fundamental contar com ferramentas tecnológicas. Ao utilizá-las os colaboradores terão mais recursos para fazer com que a comunicação flua na empresa de forma clara, objetiva, direcionada e segura.

Slack:

É uma ótima plataforma para abrir um chat com os funcionários da sua empresa, através dele é possível enviar de forma rápida e prática documentos e vídeos que são considerados “pesados” para algumas plataformas como o WhatsApp e o Email. É uma plataforma especialmente para profissionais e empresas com o intuito de manter os contatos além do serviço através de conversas privadas e criação de grupos.

Trello:

É uma plataforma de organização. Dentro desta plataforma você e o seu grupo podem organizar as suas tarefas e sinalizar o que já foi feito, o que precisa fazer e quais são as próximas tarefas, por exemplo. Isso evita que uma tarefa possa ser feita mais de uma vez, auxilia na delegação das atividades e a cumprir os prazos.

Discord:

Por mais que esse aplicativo esteja voltado para jogos, a plataforma pode ser útil para o ambiente organizacional. Além do chats em grupos, os funcionários podem realizar os seus encontros em vídeo chamadas com tempo ilimitado e gratuito e apresentar os seus projetos.

Essas ferramentas podem até substituir os encontros presenciais, porém é importante que a comunicação interna esteja presente constantemente na organização. Evitando assim, falhas de comunicação, inseguranças dos profissionais e a exclusão deles em alguns assuntos.

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